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Corona-Beitragsserie: E-Signaturen in der Schweiz

«Nur die qualifizierte E-Signatur entspricht der handschriftlichen Unterschrift»

Gerade in Zeiten des Coronavirus gewinnen digitale Formen der Vertragsunterzeichnung an Bedeutung. Doch was gibt es beim Einsatz von E-Signaturen zu beachten? Wir haben bei bbv-Hausjurist Markus Haas nachgefragt.

23.04.2020Text: bbv0 Kommentare
E-Signatur
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Die Coronakrise führt zu tiefgreifenden Veränderungen im Arbeitsalltag und stellt die Flexibilität von Unternehmen und Mitarbeitenden ständig auf die Probe. Vermeintlich einfache Aufgaben und Arbeitsprozesse sind zu Zeiten von Social Distancing und #stayathome plötzlich nur noch schwer zu bewältigen. Dies zeigt sich schon bei der Vertragsunterzeichnung: Fürs handschriftliche Unterschreiben von Verträgen und Dokumenten bleibt Unternehmen derzeit praktisch nur der Postversand. Dieser erweist sich jedoch nicht selten als mühselig und zeitaufwändig – vor allem dann, wenn Unterschriften von mehreren Vertragsparteien eingeholt werden müssen.

Aus diesem Grund treten nun elektronische Signaturen vermehrt auf den Plan, mit denen Dokumente und Verträge auf digitalem Wege unterzeichnet und verschickt werden können. Doch welche Formen von E-Signaturen gibt es überhaupt in der Schweiz? Und sind sie alle der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt? Rechtsanwalt Markus Haas vom Advokaturbüro Bolzern Haas & Partner gibt Auskunft.

bbv: Herr Haas, welche Formen von E-Signaturen gibt es und worin unterscheiden sie sich?

Markus Haas: Im Wesentlichen unterscheidet man zwischen drei Arten von E-Signaturen. Die simpelste Form von digitalen Unterschriften ist die sogenannte einfache elektronische Signatur, wie man sie etwa von Adobe Acrobat Reader kennt. Das dort ausgestellte Zertifikat stellt aber lediglich die Integrität des Dokuments sicher: Es bestätigt, dass das Dokument zwischen dem Zeitpunkt der Unterzeichnung und dem Zeitpunkt der Öffnung nicht verändert worden ist. Im Gegensatz dazu kann bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur das Zertifikat zudem einer Person zugeordnet werden. Bei der dritten Form, der qualifizierten elektronischen Signatur, wird zusätzlich ein elektronischer Zeitstempel ausgestellt: Damit bestätigt der Anbieter eines Zertifizierungsdienstes das Vorliegen des Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Sind alle drei Formen von E-Signaturen der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt?

Nein, laut Schweizerischem Obligationenrecht erfüllt nur die qualifizierte elektronische Signatur die Anforderungen der einfachen Schriftlichkeit. Somit ist nur sie der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

 

Markus Haas

bbv-Hausjurist Markus Haas von der Anwaltskanzlei Bolzern, Haas & Partner.

 

Was bedeutet das für die einfache und die fortgeschrittene elektronische Signatur? Können diese dann vernachlässigt werden?

Im Schweizer Vertragsrecht gilt der Grundsatz der Formfreiheit – bis auf wenige Ausnahmen sind Verträge deshalb nicht an die einfache Schriftlichkeit gebunden. Ein Arbeitsvertrag kann beispielsweise auch per E-Mail geschlossen werden. In solchen Fällen käme ein Vertrag also durchaus auch zustande, wenn das Dokument mit einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet wird. In vielen Fällen wäre sogar ein mündlicher Vertragsschluss rechtlich gültig. Dies ist aber nicht ratsam, da bei vertraglichen Uneinigkeiten die Beweisbarkeit praktisch unmöglich oder zumindest stark erschwert ist.

Sie sagten, es gäbe auch Ausnahmen …

Stimmt, gewisse Verträge setzen zwingend die einfache Schriftlichkeit voraus. Dazu gehören etwa Lehrarbeitsverträge, Forderungsabtretungsverträge oder Leiharbeitsverträge. Auch bei einem nachvertraglichen Konkurrenzverbot in einem Arbeitsvertrag, wird gemäss Gesetz die einfache Schriftlichkeit verlangt. Möchte man diese elektronisch unterzeichnen, ist zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Geht man also mit der qualifizierten elektronischen Signatur immer auf Nummer sicher? 

Es gibt auch rechtliche Vorgänge, bei denen das Schweizer Gesetz über die einfache Schriftlichkeit hinausgeht. Grundstückkaufverträge müssen beispielsweise eigenhändig unterschrieben und notariell beurkundet werden, ebenso Erbverträge – dort sogar noch unter Beisein von Zeugen. Diese Verfahren lassen sich nicht durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzen.

Welche sonstigen Hürden sehen Sie beim Einsatz von E-Signaturen?

Auf Nutzerseite sehe ich eigentlich sehr wenige Hürden. Der Nutzer sollte vorgängig abklären, für welche Verträge er überhaupt auf elektronische Signaturen setzen möchte – und sich darüber im Klaren sein, dass eben nur die qualifizierte elektronische Signatur die Voraussetzung der einfachen Schriftlichkeit erfüllt. Ausserdem muss er die für die Erstellung des Zertifikats notwendigen anbieterspezifischen Schlüssel, Karten und Codes sicher aufbewahren, so dass keine Unbefugten darauf zugreifen können. In solchen Fällen hätte schliesslich er, und nicht der Anbieter zu haften.

Anbieter von qualifizierten elektronischen Signaturen

Die Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten können sich von den Stellen anerkennen lassen, die von der Schweizerischen Akkreditierungsstelle (SAS) akkreditiert wurden. Als akkreditierte Anerkennungsstelle gilt derzeit nur die KPMG. Ihr zufolge erfüllen die Zertifizierungsdienste folgender Unternehmen die Voraussetzungen der qualifizierten elektronischen Signatur:

 

Wie haben sich Nutzer zu identifizieren, damit sie mit qualifizierten E-Signaturen unterzeichnen können?

Grundsätzlich müssen Nutzer persönlich bei der Registrierungsstelle des Anbieters des Zertifizierungsdiensts erscheinen, damit deren Identität festgestellt werden kann. Im Zuge der Coronakrise wurde diese Verordnung jedoch gelockert. So erlaubt der Bundesrat seit dem 1. April 2020 auch eine Identifikation per Video. Diese Möglichkeit ist befristet für 6 Monate. Wichtig ist, dass die darauf basierenden Zertifikate nur so lange gültig sind, wie der Verordnungsartikel besteht.

Was heisst das?

Sobald die Verordnung wieder angepasst wird und eine Identifikation per Video nicht mehr möglich ist, endet auch die Gültigkeit des Zertifikats. Danach müssten Nutzer ein neues Zertifikat auf üblichem Wege – also über die Identifikation vor Ort – erstellen lassen, falls sie die qualifizierte elektronische Signatur weiter nutzen möchten. Schliesslich können elektronische Signaturen für Unternehmen auch nach der Coronakrise eine durchaus interessante Option sein.

Warum?

Die Vorteile von E-Signaturen zeigen sich nicht nur während der ausserordentlichen Lage. Ganz grundsätzlich vereinfachen sie die Handhabung bei der Unterzeichnung von Dokumenten wie auch die Dokumentenverwaltung. Wenn sich Unternehmen nun um die E-Signatur kümmern und die entsprechenden technischen Voraussetzungen schaffen, können sie auch in Zukunft, wenn die Coronakrise hoffentlich bald überstanden ist, davon profitieren.

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